Outplacementkosten onbelast vergoeden

Outplacement is het geheel van diensten en adviezen voor de werknemer om een passende nieuwe werkkring te vinden door het verbeteren van kennis en vaardigheden. Er geldt een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van de kosten van outplacement. Ook de verstrekking van outplacementfaciliteiten hoeft de werkgever niet tot het loon te rekenen.

Werknemers gebruiken een outplacementtraject in het algemeen als ze nog in dienst zijn. De werkgever kan de kosten van outplacement onbelast vergoeden of verstrekken, als de werknemer in hetzelfde loontijdvak nog loon uit tegenwoordige arbeid geniet.

Loon uit vroegere dienstbetrekking
Vindt de toekenning van outplacement en de gebruikmaking ervan plaats na beëindiging van de dienstbetrekking, dan is sprake van loon uit vroegere dienstbetrekking. De werkgever mag dan geen gebruik maken van de gerichte vrijstelling voor outplacementkosten. Ook mag de werkgever dit niet aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte brengen.

Loopbaanscan
Een loopbaanscan behoort tot het loon voor de loonheffingen, tenzij die scan deel uitmaakt van een voorziening waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Bijvoorbeeld als de scan een integraal onderdeel is van een outplacementtraject of een procedure tot erkenning van verworven competenties (evc-traject).

Prepensioencursus
Een prepensioencursus als voorbereiding op een nieuwe levensfase is vergelijkbaar met outplacement. Als de cursus een meer recreatief karakter heeft, dan is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer. Maar de werkgever kan dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen, als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding betaalt u 80% eindheffing.

Reiskosten
Een vergoeding voor binnenlandse reizen in verband met outplacement is vrijgesteld tot maximaal € 0,21 per kilometer. Als de werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u ook de werkelijke kosten onbelast vergoeden.

Geen outplacementkosten
Onder outplacement vallen niet de kosten van bemiddeling of contractonderhandeling door een vertegenwoordiger van de werknemer.

Scholingsbudget
De scholingsbudgetten hebben het doel werknemers te stimuleren in hun persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling om daarmee hun positie op de arbeidsmarkt te versterken. Werknemers mogen de scholingsbudgetten uitsluitend gebruiken voor scholing.
De werknemer kan het scholingsbudget ook gebruiken voor outplacementkosten als de voorwaarden van het budget dat mogelijk maken.

Voorbeeld 1
Werkgever en werknemer sluiten op 15 september 2022 een beëindigingsovereenkomst. Daarin spreken zij af dat de werknemer met ingang van 1 december 2022 uit dienst zal treden en recht heeft op een outplacementtraject.

Het outplacementtraject eindigt in 2023. De werkgever ontvangt en betaalt de facturen hiervoor in 2023. De ex-werknemer geniet in 2023 geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking meer van de ex-werkgever. Is de gerichte vrijstelling voor outplacementkosten van toepassing?

Uitwerking: De werkgever heeft het outplacementtraject onvoorwaardelijk toegekend bij het overeenkomen van de beëindigingsovereenkomst. Daarom ligt het genietingsmoment van het traject vóór het einde van de dienstbetrekking en geldt de gerichte vrijstelling voor outplacementkosten. 

Of de werknemer het outplacementtraject start vóór of na de uitdiensttreding maakt geen verschil. Ook maakt het niet uit of het traject voortijdig eindigt, bijvoorbeeld als de werknemer een nieuwe dienstbetrekking krijgt of overlijdt. Het genietingstijdstip is bepalend en dat is het moment van onvoorwaardelijk toekenning, ongeacht wanneer de werknemer het traject start.

Voorbeeld 2
Werkgever en werknemer sluiten op 1 november 2022 een beëindigingsovereenkomst. Daarin spreken zij af dat de werknemer met ingang van 1 december 2022 uit dienst zal treden. In de overeenkomst staat ook dat de werknemer recht heeft op een outplacementtraject als deze geen nieuwe dienstbetrekking heeft vóór 1 maart 2023.

Het outplacementtraject eindigt in 2023. De werkgever ontvangt en betaalt de facturen hiervoor in 2023. De ex-werknemer geniet in 2023 geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking meer van de ex-werkgever. Geldt in deze situatie de gerichte vrijstelling voor outplacementkosten?

Uitwerking: Het outplacementtraject wordt pas onvoorwaardelijk toegekend op 1 maart 2023 als de werknemer op dat moment geen nieuwe dienstbetrekking heeft. Dat is dan het genietingsmoment. In dat loontijdvak wordt geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking meer genoten. Omdat sprake is van loon uit vroegere dienstbetrekking is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. De werkgever kan de kosten ook niet ten laste van de vrije ruimte brengen.

Dit is alleen anders als de werkgever ook een outplacementtraject verstrekt aan een of meer werknemers die uit dienst zullen gaan, maar nog loon uit tegenwoordige arbeid genieten. De verstrekking is dan gericht vrijgesteld. Dit geldt niet voor vergoedingen.