Scholingsbudget en de gevolgen voor de loonheffingen

In cao’s staan steeds vaker afspraken over scholingsbudgetten (ook wel loopbaanbudgetten, ontwikkelbudgetten of leerrekeningen genoemd). Doel van deze scholingsbudgetten is om werknemers te stimuleren zichzelf persoonlijk en vakinhoudelijk te ontwikkelen en zo hun positie op de arbeidsmarkt te versterken. Werknemers mogen de scholingsbudgetten alleen voor scholing gebruiken. Hieronder leest u aan de hand van twee voorbeelden wat de gevolgen voor de loonheffingen zijn van een scholingsbudget waar de werknemer volgens de cao of arbeidsovereenkomst recht op heeft.

Voorbeeld 1: budget in 1 keer toekennen
Een werknemer komt op 1 januari in dienst en heeft recht op een scholingsbudget van € 2.000. Een paar maanden later geeft de werknemer aan dat deze het bedrag wil besteden aan een cursus Excel van € 500. De werkgever gaat hiermee akkoord en betaalt de cursus vanuit het budget van de werknemer op 1 mei.  

Dat de werknemer recht heeft op een scholingsbudget, leidt niet tot loon. De werknemer heeft met het scholingsbudget een voorwaardelijk recht op loon op een toekomstig tijdstip.

De werknemer geniet loon wanneer vanuit het budget een cursus, opleiding of studie wordt betaald. Voor de werknemer in het voorbeeld is dit op 1 mei. De werkgever moet beoordelen of hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. Informatie hierover leest u in de notitie Scholingskosten in de loonheffingen  van de Belastingdienst. Als de gerichte vrijstelling van toepassing is, bent u over de scholing geen loonheffingen verschuldigd.

Valt de scholing niet onder een gerichte vrijstelling, dan is dit loon voor de werknemer. U kunt er ook voor kiezen om dit aan te wijzen eindheffingsloon. Er moet dan wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte bent u 80% eindheffing verschuldigd.

Voorbeeld 2: budget maandelijks opbouwen
De werkgever bouwt voor de werknemer maandelijks een scholingsbudget op. Dit budget bedraagt 3% van het bruto maandsalaris. De werknemer moet dit binnen 60 maanden besteden aan scholing.  Gebruikt de werknemer het budget niet of niet helemaal binnen deze termijn, dan gaat het resterende budget terug naar de werkgever.

De maandelijkse opbouw van het scholingsbudget leidt niet tot loon. De werknemer heeft met het scholingsbudget een voorwaardelijk recht op loon op een toekomstig tijdstip.

De werknemer geniet loon wanneer vanuit het budget een cursus, opleiding of studie wordt betaald. U moet beoordelen of hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. Hiervoor geldt hetzelfde als bij voorbeeld 1.

Maximale opbouwtermijn?
Er geldt geen maximale opbouwtermijn voor een scholingsbudget. Ook geldt geen maximum voor de hoogte van het scholingsbudget. U bepaalt binnen welke termijn de werknemer het scholingsbudget moet besteden. In cao’s zijn termijnen van 36 tot 60 maanden gebruikelijk.

Niet aftrekbaar in  aangifte inkomstenbelasting
Gebruikt de werknemer het scholingsbudget voor een cursus, studie of opleiding, dan zijn deze kosten niet aftrekbaar in de aangifte inkomstenbelasting. De werknemer maakt namelijk zelf geen kosten doordat deze het scholingsbudget inzet.  

Gerichte vrijstelling voor ex-werknemers
Vanaf 2021 geldt de gerichte vrijstelling voor scholing ook voor ex-werknemers die een studie volgen met het oog op het verwerven van inkomen. Dit geldt voor werknemers die na afloop van de dienstbetrekking alsnog hun opgebouwde scholingsbudget inzetten voor een studie voor een toekomstig beroep of dienstbetrekking. Dit kan bijvoorbeeld ook als de werknemer zelfstandige is geworden of bij een andere werkgever werkt.

Tip: Wilt u meer weten? Lees dan de notitie Scholingskosten in de loonheffingen van de Belastingdienst.