Wanneer is een maaltijd zakelijk?

Aanvankelijk was het standpunt dat sprake is van een zakelijke maaltijd ‘bij al dan niet verwacht overwerk’. Dit heeft de Belastingdienst gewijzigd naar ‘als een werknemer na 20.00 uur niet thuis kan eten door al dan niet verwacht overwerk (overwerk is de tijd die uitgaat boven de normale arbeidsduur per dag)’. Verder heeft de Belastingdienst informatie toegevoegd over de verstrekking van een maaltijd als een werknemer niet langer ambulant is. Voor de waarde van de verstrekking van een maaltijd op de arbeidsplaats past u het normbedrag toe voor maaltijden in bedrijfskantines. Ook zijn enkele tekstuele aanpassingen gedaan.

Dus: wat is nu het beleid?
Als maaltijden meer dan 10% zakelijk zijn, is sprake van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (hierna zakelijke maaltijd).

Er is in ieder geval sprake van een zakelijke maaltijd in de volgende situaties:

• als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten
• als een werknemer na 20.00 uur niet thuis kan eten door al dan niet verwacht overwerk (overwerk is de tijd die uitgaat boven de gewone arbeidsduur per dag)
• bij werk op koopavonden
• bij therapeutisch mee-eten
• bij werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
• als de maaltijd onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten

Als u een zakelijke maaltijd vergoedt, kunt u de werkelijke kosten onbelast vergoeden. U mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,95 (bedrag 2025). Het maakt daarbij niet uit of de werknemer de kosten voor de maaltijd maakt in een restaurant, bij een bakker of supermarkt.

Therapeutisch mee-eten
Sommige werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch mee-eten hoeft u bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.

Studiedagen
De kosten van maaltijden tijdens studiedagen zijn gericht vrijgesteld. Dit is een zakelijke maaltijd en deze mag u onbelast verstrekken of vergoeden.

Tijdelijke verblijfskosten
Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn ook gericht vrijgesteld. Hiervan is sprake bij:

• dienstreizen
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op niet-permanente locaties, bijvoorbeeld door wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, bijvoorbeeld vertegenwoordigers en accountants

Tijdelijk verblijf
Er is sprake van tijdelijk verblijf in de volgende 2 gevallen:

• bij een ambulante werknemer
• bij een werknemer die heen en weer reist tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dit is  bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of tijdens de wettelijke proeftijd van de werknemer.

Ambulante werknemers
Een werknemer is ambulant als:

• hij naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist, of
• hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

Let op
Is de werknemer niet langer ambulant? Dan is vanaf dat moment de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer. Voor de waarde van de verstrekking van een maaltijd op de arbeidsplaats past u het normbedrag toe voor maaltijden in bedrijfskantines. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte bent u 80% eindheffing verschuldigd.

Geen zakelijke maaltijd
In de volgende situaties is geen sprake van een zakelijke maaltijd:

• maaltijden in bedrijfskantines
• maaltijden tijdens personeelsuitje/feest met een overwegend consumptief karakter

Deze maaltijden rekent u tot het loon. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte bent u 80% eindheffing verschuldigd.