Outplacementkosten vrijgesteld of belast?

Er geldt een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van de kosten van outplacement of voor de verstrekking van outplacementfaciliteiten. Om van de vrijstelling gebruik te kunnen maken moet u de vergoeding of verstrekking aanwijzen als eindheffingsloon. Er moet dan wel zijn voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.

Loon uit vroegere dienstbetrekking
Is outplacement loon uit vroegere dienstbetrekking, dan kunt u dit alleen aanwijzen als eindheffingsloon als u de werknemer daarnaast nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking betaalt. U kunt de outplacementkosten in dit geval aanwijzen als eindheffingsloon en onder de gerichte vrijstelling laten vallen. Er moet dan wel zijn voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.

Genietingsmoment
Om vast te stellen wanneer het outplacementtraject loont vormt, is het genietingsmoment relevant.

Voorbeeld 1
Werkgever en werknemer sluiten op 1 november 2025 een beëindigingsovereenkomst. Daarin spreken zij af dat de werknemer met ingang van 1 december 2025 uit dienst zal treden. In de overeenkomst staat ook dat de werknemer recht heeft op een outplacementtraject als deze geen nieuwe dienstbetrekking heeft vóór 1 maart 2026.

Het outplacementtraject start op 1 april 2026 en eindigt op 1 juli 2026. De werkgever ontvangt en betaalt de facturen hiervoor in 2026. De ex-werknemer geniet in 2026 geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking meer van de ex-werkgever. Geldt in deze situatie de gerichte vrijstelling voor outplacementkosten?

Uitwerking
Het genietingsmoment van het outplacementtraject is in dit voorbeeld het moment waarop het traject start, dus op 1 april 2026. Dit is loon uit vroegere dienstbetrekking, omdat de werknemer uit dienst is. Is het outplacementtraject loon uit vroegere dienstbetrekking, dan kunt u dit alleen aanwijzen als eindheffingsloon als de werknemer in hetzelfde loontijdvak nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet. In dit voorbeeld is dat niet het geval. De gerichte vrijstelling is daarom niet van toepassing. De werkgever kan ook geen gebruikmaken van de vrije ruimte.

Voorbeeld 2
Werkgever en werknemer sluiten op 15 september 2025 een beëindigingsovereenkomst. Daarin spreken zij af dat de werknemer met ingang van 1 december 2025 uit dienst zal treden en recht heeft op een outplacementtraject.

Het outplacementtraject start op 2 januari 2026 en eindigt op 30 juni 2026. De werkgever ontvangt en betaalt de facturen hiervoor in 2026. De ex-werknemer ontvangt in tijdvak januari 2026 nog een nabetaling van vakantiebijslag van de ex-werkgever. Is de gerichte vrijstelling voor outplacementkosten van toepassing?

Uitwerking
Het genietingsmoment van het outplacementtraject is in dit voorbeeld het moment waarop het traject start, dus op 2 januari 2026. Dit is loon uit vroegere dienstbetrekking, omdat de werknemer uit dienst is. Is het outplacementtraject loon uit vroegere dienstbetrekking, dan kunt u dit alleen aanwijzen als eindheffingsloon als de werknemer in hetzelfde loontijdvak nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet. In dit voorbeeld is dat het geval. De werknemer ontvangt namelijk in januari 2026 nog een nabetaling van vakantiegeld. De gerichte vrijstelling is daarom van toepassing. De werkgever moet het outplacementtraject dan wel aanwijzen als eindheffingsloon.

Wat valt onder outplacement?
Hieronder leest u welke voorzieningen onder outplacement kunnen vallen.

Loopbaanscan
Een loopbaanscan behoort tot het loon voor de loonheffingen, tenzij die scan deel uitmaakt van een voorziening waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Bijvoorbeeld als de scan een integraal onderdeel is van een outplacementtraject of een procedure tot erkenning van verworven competenties (evc-traject).

Prepensioencursus
Een prepensioencursus als voorbereiding op een nieuwe levensfase is vergelijkbaar met outplacement. Als de cursus een meer recreatief karakter heeft, dan is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen, als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Dit valt dan onder de vrije ruimte. Bij overschrijding betaalt u 80% eindheffing.

Scholingsbudget
De scholingsbudgetten hebben als doel om de persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling van werknemers te stimuleren en zodoende hun positie op de arbeidsmarkt te versterken. Werknemers mogen de scholingsbudgetten uitsluitend gebruiken voor scholing. De werknemer kan het scholingsbudget ook gebruiken voor outplacementkosten als de voorwaarden van het budget dat mogelijk maken.

Geen outplacementkosten
Onder outplacement vallen niet de kosten van bemiddeling of contractonderhandeling door een vertegenwoordiger van de werknemer.

Reiskosten
Een vergoeding voor binnenlandse reizen in verband met outplacement is vrijgesteld tot maximaal € 0,23 per kilometer. Als de werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u ook de werkelijke kosten onbelast vergoeden.

Let op: Een outplacementtraject kan helemaal zijn vrijgesteld, maar ook helemaal belast. De planning in de tijd van de uitdiensttreding, eventuele nabetaling en de start van het outplacementtraject zijn van groot belang voor de (loon-)belastingheffing. Als u die wilt optimaliseren, vraag dan tijdig advies.