Vrijstellingen voor de werkruimte thuis

1 Arbovoorzieningen
De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is van toepassing, als u voldoet aan de volgende 3 voorwaarden:

• De arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Dit zijn voorzieningen die zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer. Om de Arbowet na te leven moet de werkgever arbeidsomstandighedenbeleid (arbobeleid) ontwikkelen en voeren. Arbobeleid is het beleid dat werkgevers binnen hun bedrijf moeten voeren op het gebied van arbeidsomstandigheden. Welke maatregelen de werkgever moet nemen, kan per bedrijf, functie, sector en branche verschillen. De invulling van het arbobeleid bepaalt de werkgever daarom zelf.
• De werknemer gebruikt of verbruikt die voorzieningen (geheel of gedeeltelijk) in de werkruimte thuis (of op de werkplek of op een plaats waar de werkgever uitvoering geeft aan de Arbeidsomstandighedenwet).
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen. Er is ook sprake van een eigen bijdrage, als de werknemer een belast loonbestanddeel uitruilt voor een onbelaste arbovoorziening, zoals bij een cafetariaregeling.
  
  Vanaf 1 januari 2022 zijn alleen nog verplichte arbovoorzieningen gericht vrijgesteld.

Dit geldt bijvoorbeeld voor een ergonomisch verantwoorde bureaustoel, een beeldschermbril en een voetenbankje bij beeldschermwerk.

Duurdere uitvoering arbovoorziening
Vergoedt of verstrekt de werkgever een even veilige maar duurdere uitvoering van een verplichte arbovoorziening, zoals een duurder montuur bij een computerbril of een duurdere stof op een bureaustoel? Dan geldt de gerichte vrijstelling niet voor de meerprijs hiervan. De extra vergoeding of verstrekking is loon van de werknemer. U kunt dit ook aanwijzen als eindheffingsloon en onder de vrije ruimte laten vallen. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Eigen bijdrage
Als de werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage betaalt, blijft voor de basisvoorziening die de werkgever betaalt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage voor de luxere versie gaat van het nettoloon af.

Voorbeeld eigen bijdrage
Een werknemer schaft onderstaande arbovoorzieningen voor de werkruimte thuis aan en declareert deze bij de werkgever:

• Bureaustoel: kosten € 200, vergoeding € 200
• Beeldscherm: kosten € 225, vergoeding € 225
• Luxe versie koptelefoon: kosten € 100, vergoeding € 75

De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. De vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm zijn gericht vrijgesteld. Voor de koptelefoon betaalt de werknemer een eigen bijdrage van € 25. De vergoeding voor de koptelefoon is gericht vrijgesteld, als de werknemer voor € 75 een koptelefoon kan kopen die voldoet aan de arbo-eisen.

Cafetariaregeling
De gerichte vrijstelling is niet van toepassing, als de werkgever de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk uitruilt met het brutoloon. Omdat de kosten dan ten laste van de werknemer komen, wordt niet voldaan aan de voorwaarde dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de voorziening.

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan als de werkgever de meerprijs aanwijst als eindheffingsloon. Deze valt dan onder de vrije ruimte. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd. De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.

Voldoet de arbovoorziening niet aan de voorwaarden?
Dan valt deze onder de vrije ruimte, als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

2.Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is van toepassing, als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De voorziening is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium).
• De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van de voorziening betalen, als deze niet meer noodzakelijk is voor de dienstbetrekking.
• De voorziening maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling.

Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Dit voordeel hoeft u niet tot het loon te rekenen.

Heeft de werknemer de voorziening niet meer nodig en geeft of betaalt de werknemer deze niet terug aan de werkgever? Dan moet u de restwaarde van de voorziening tot het loon rekenen. U doet dit vanaf het moment dat de werknemer de voorziening niet meer nodig heeft. U kunt dit ook aanwijzen als eindheffingsloon en onder de vrije ruimte laten vallen. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Noodzakelijk
‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening de dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor het werk nodig heeft en gebruikt. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kan de werkgever toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en de werkgever dus kan aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering.

Gereedschap en dergelijke apparatuur
Voorbeelden van gereedschap zijn: fototoestel van fotograaf, muziekinstrument van muzikant en kwast van schilder. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
Hieronder vallen desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen ook onder de gerichte vrijstelling vallen. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer en een navigatiesysteem.

Eigen bijdrage
Als de werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening en alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage betaalt, blijft voor de basisvoorziening die de werkgever betaalt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage voor de luxere versie gaat van het nettoloon af.

Ook mag de werkgever een eigen bijdrage voor privégebruik vragen. Deze gaat ook van het nettoloon af.

Cafetariaregeling
De gerichte vrijstelling is niet van toepassing, als de werkgever de noodzakelijke voorziening volledig of gedeeltelijk uitruilt met het brutoloon.

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan als de werkgever de meerprijs aanwijst als eindheffingsloon. Deze valt dan onder de vrije ruimte. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.

Mogelijk betaalt de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik. De werkgever mag deze eigen bijdrage uitruilen met het brutoloon. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden.

Bestuurders en commissarissen
Voor bestuurders en commissarissen (opting-in) geldt de vrijstelling alleen als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval heeft de werkgever dus de bewijslast.

Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium?
Dan valt deze onder de vrije ruimte, als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Er moet dan wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Voorbeeld: vergoeding inrichting werkruimte thuis zonder factuur
Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de werkruimte thuis. De werknemers kunnen zelf bepalen aan welke voorziening ze dit uitgeven. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen. De vergoeding van € 500 valt onder de vrije ruimte. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Voorbeeld: kosten internet- en telefoonabonnement
Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement onbelast vergoeden? Kan dit ook als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt?

Internetaansluiting
Als het naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is dat een werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag de werkgever deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.

De gerichte vrijstelling geldt ook als de werknemer een eigen bijdrage voor het internetabonnement betaalt of als de werkgever een vergoeding geeft naar rato van het aantal thuiswerkdagen.

Abonnementskosten telefoon
Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De vergoeding valt onder de vrije ruimte, als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

De gerichte vrijstelling geldt ook als de werknemer een eigen bijdrage voor het abonnement voor de mobiele telefoon betaalt.

Voorbeeld: internet in 3-in-1-pakket
Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan een werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?

U moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert u bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.

Als de werkgever de rest ook vergoedt, valt dat deel onder de vrije ruimte wanneer de werkgever dit aanwijst als eindheffingsloon. Dan moet wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Thuiswerkvergoeding
Vanaf 1 januari 2022 mag een werkgever een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt in 2025 een gerichte vrijstelling van maximaal € 2,40 per thuisgewerkte dag.

De vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor de extra kosten door het thuiswerken. Bijvoorbeeld voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het bedrag is gebaseerd op onderzoek dat het Nibud heeft gedaan. U kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Werkt een werknemer een deel van de dag thuis en het andere deel op de vaste plaats van werkzaamheden? Dan kiest u voor die dag of u de gerichte vrijstelling toepast voor de reiskostenvergoeding (€ 0,23 per kilometer) óf voor de thuiswerkkosten (€ 2,40 per thuiswerkdag). Er is in ieder geval sprake van een vaste plaats van werkzaamheden, als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt.

Als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer (dienstreis) maakt, mag u wel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer én de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen.

Tot en met 2021 was de vergoeding van thuiswerkkosten niet gericht vrijgesteld. Deze vergoeding viel onder de vrije ruimte, als de werkgever deze had aangewezen als eindheffingsloon. Er moest dan wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan.